Beyond E-Mail

Le e-mail sono pulite

Sospetto di accordi sui prezzi tra due fornitori. L’indagine mette in sicurezza le caselle di posta dei responsabili vendite, esamina centinaia di migliaia di e-mail – e non trova nulla. Offerte formali, rifiuti cortesi, calcoli corretti.

L’accordo vero e proprio è avvenuto altrove: in un gruppo WhatsApp dal nome innocuo «Pranzo», tra foto del pranzo e commenti sul calcio. Un emoji con il pollice alzato sotto un listino prezzi. Un messaggio cancellato due minuti dopo l’invio. Un messaggio vocale.

Chi oggi esamina solo le e-mail esamina la versione ufficiale dei fatti – non i fatti stessi.

Dove si comunica oggi

Le decisioni aziendali vengono sempre più preparate e prese in Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, Signal o iMessage. Le e-mail spesso documentano soltanto il risultato. Questo vale non solo per gli accordi informali, ma per la normale quotidianità lavorativa.

Un caso statunitense mostra quanto sia ampio il divario. Nel procedimento antitrust sul Play Store, Google sosteneva che la sua chat interna fosse usata soprattutto per questioni di poco conto. Il tribunale è giunto alla conclusione opposta: nella chat si discutevano temi aziendali sostanziali [1]. Proprio quei messaggi erano stati cancellati automaticamente dopo 24 ore.

Perché le chat sono diverse

Le e-mail sono documenti autonomi con mittente, destinatari, oggetto e data. Le chat no. Un singolo messaggio di chat è di solito incomprensibile senza i messaggi che lo precedono e lo seguono.

Microsoft lo descrive in modo efficace per Teams: nelle chat individuali e di gruppo, una copia di ogni messaggio si trova nella casella di ciascun partecipante, e queste copie hanno metadati diversi [2]. Chi deduplica in modo ingenuo perde informazioni. Chi non deduplica affatto legge cinque volte la stessa conversazione.

Nella chat la prova non è il messaggio, ma la conversazione.

Che cosa hanno mostrato gli Stati Uniti

Vigilanza: le chat più costose del mondo

Nel settembre 2022, 16 istituti finanziari si sono impegnati nei confronti dell’autorità di borsa statunitense SEC a pagare multe per oltre 1,1 miliardi di dollari complessivi, per non aver conservato comunicazioni aziendali scambiate tramite messenger privati [3]. Tra questi c’erano UBS e Credit Suisse, con 125 milioni di dollari ciascuna alla SEC e 75 milioni di dollari ciascuna all’autorità dei mercati a termine CFTC [4]. Le violazioni riguardavano collaboratori a tutti i livelli, fino alla direzione [3]. La SEC ha proseguito l’azione; solo nell’agosto 2024 si sono aggiunte multe per circa 393 milioni di dollari nei confronti di altre 26 società [5].

Per gli istituti svizzeri con attività negli Stati Uniti non si tratta di un episodio lontano. Mostra che le autorità di vigilanza considerano le chat documenti aziendali – con le stesse aspettative di conservazione e di produzione delle e-mail.

Tribunali: cancellare non è una svista

Nel procedimento sul Play Store, il giudice James Donato ha sanzionato Google nel marzo 2023, perché l’azienda aveva mantenuto la cancellazione automatica delle chat dopo 24 ore nonostante un litigation hold e aveva lasciato ai collaboratori il compito di mettere in sicurezza da sé le chat rilevanti [6]. Nel successivo processo Epic contro Google, nel dicembre 2023, ha invitato la giuria a presumere che le chat cancellate non sarebbero state favorevoli a Google [7].

Linee guida: The Sedona Conference

Nel 2021 la Sedona Conference ha pubblicato un commento sui messaggi effimeri. Riconosce motivi legittimi per l’uso di tali strumenti, come la minimizzazione dei dati, ma si aspetta che le aziende gestiscano attivamente i rischi, emanino chiare direttive d’uso e tengano presenti i propri obblighi di conservazione e di produzione [8].

Lo sguardo sulla Svizzera

Anche in Svizzera le chat sono mezzi di prova elettronici; rilevanti sono in particolare il Codice di procedura civile e il Codice di procedura penale [9][10]. Quanto una chat sia convincente dipende in pratica in larga misura dalla possibilità di ricostruirne mittente, momento e contesto.

Qui sta il tipico punto debole: lo screenshot. È un’immagine, non un insieme di dati. Mittente, marca temporale e contesto della conversazione non possono esserne verificati. Nella rivista svizzera dei giudici, Schreiber e Kettiger mostrano che stampando un’e-mail o convertendola in PDF si perdono proprio le informazioni con cui si possono verificare mittente, server e momento dell’invio [11]. Per le chat vale ancora di più, perché uno screenshot taglia anche la conversazione.

A ciò si aggiunge la tutela della personalità dei collaboratori; rilevanti sono in particolare il diritto del lavoro contenuto nel Codice delle obbligazioni e il diritto della protezione dei dati [12]. Le chat mescolano spesso questioni aziendali e private nella stessa conversazione. In pratica significa stabilire chiaramente quali conversazioni e quali periodi vengono esaminati, ed escludere presto i contenuti privati. Se e a quali condizioni possano essere inclusi dispositivi privati, e come una chat vada introdotta in un procedimento concreto, va chiarito in anticipo con il suo studio legale.

Che cosa aiuta nella pratica

Nella messa in sicurezza

• Mettere in sicurezza intere conversazioni, non solo i risultati. Per Teams, Microsoft Purview può raccogliere i messaggi prima e dopo un risultato, così da preservare il contesto [2].
• Conservare i metadati a livello di messaggio: mittente, marca temporale con fuso orario, modifiche, cancellazioni, reazioni.
• Per i dispositivi mobili, procedere con un’estrazione forense invece di usare screenshot o esportazioni dall’app.
• Mettere in sicurezza i file cloud collegati nella versione condivisa al momento del messaggio.

Nella revisione

• Leggere le chat come conversazioni, non come elenco di messaggi singoli.
• Filtrare per partecipanti, canali e finestre temporali, così che le conversazioni rilevanti emergano rapidamente.
• Poter taggare e oscurare singoli messaggi senza distruggere la conversazione.
• Tenere un glossario di abbreviazioni, parole in codice, emoji ed espressioni dialettali – spesso è lì che diventa chiaro di che cosa si parlava davvero.

In Prism Discovery elaboriamo le chat sulla nostra piattaforma di revisione Farsight con una revisione dedicata alle chat. Le conversazioni vengono mostrate nel loro svolgimento, così come le hanno viste i partecipanti; i revisori valutano i singoli messaggi nel loro contesto. Per la produzione, le conversazioni possono essere esportate in estratti ricostruibili – con i metadati di cui una controparte o un tribunale ha bisogno per verificarli.

Conclusione: cinque domande per ogni indagine

1. Sono coperti tutti i canali attraverso cui le persone coinvolte hanno effettivamente comunicato – non solo quelli ufficiali?
2. Le chat sono state messe in sicurezza in tempo, prima che scattassero i termini di cancellazione automatica?
3. Le chat sono disponibili come dati con metadati – o solo come screenshot?
4. Ogni messaggio rilevante viene valutato nel contesto della sua conversazione?
5. È documentato quali conversazioni sono state esaminate e quali escluse in quanto private?

Il passaggio dall’e-mail alla chat non è un dettaglio tecnico. Cambia il luogo in cui si trova la verità di un caso. Chi indaga oggi deve guardare dove si parla – e mettere in sicurezza la conversazione in modo che regga davanti a un tribunale.

Questo articolo ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale. Per la valutazione giuridica del Suo caso si rivolga a uno studio legale.

Fonti

[1] The San Francisco Standard: Judge sanctions Google for deleting internal chat logs central to antitrust cases, 28 marzo 2023 – https://sfstandard.com/2023/03/28/judge-sanctions-google-for-deleting-internal-chat-logs-central-to-antitrust-cases/

[2] Microsoft Learn: Review Microsoft Teams content in a review set in eDiscovery – https://learn.microsoft.com/purview/edisc-review-set-teams-data

[3] U.S. Securities and Exchange Commission: SEC Charges 16 Wall Street Firms with Widespread Recordkeeping Failures, comunicato 2022-174, 27 settembre 2022 – https://www.sec.gov/news/press-release/2022-174

[4] SRF: Nachrichten nicht archiviert – UBS und CS bezahlen je 125 Millionen Dollar Strafe, 29 settembre 2022 – https://www.srf.ch/news/wirtschaft/nachrichten-nicht-archiviert-ubs-und-cs-bezahlen-je-125-millionen-dollar-strafe

[5] U.S. Securities and Exchange Commission: Twenty-Six Firms to Pay More Than $390 Million Combined to Settle SEC’s Charges for Widespread Recordkeeping Failures, comunicato 2024-98, 14 agosto 2024 – https://www.sec.gov/newsroom/press-releases/2024-98

[6] In re Google Play Store Antitrust Litigation, U.S. District Court N.D. Cal., decisione sulle sanzioni del 28 marzo 2023; sintesi: Lowe Law, Google Punished by Court for Not Preserving Employee Chats – https://lowelaw.com/google-punished-by-court-for-not-preserving-employee-chats/

[7] Legal Dive: Google’s deleted messages were deliberate spoliation, judge tells jury in Epic Games case, 12 dicembre 2023 – https://www.legaldive.com/news/deleted-messages-google-antitrust-case-epic-games-deliberate-spoliation-donato/702306/

[8] The Sedona Conference: Commentary on Ephemeral Messaging, 2021 – https://thesedonaconference.org/publication/Commentary_on_Ephemeral_Messaging

[9] Codice di diritto processuale civile svizzero (CPC), RS 272 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2010/262/it

[10] Codice di diritto processuale penale svizzero (CPP), RS 312.0 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2010/267/it

[11] Schreiber, C. / Kettiger, D.: Elektronische Beweismittel – neue Herausforderungen, in: «Justice – Justiz – Giustizia» 2024/2 (Richterzeitung) – https://www.advo-schreiber.ch/dok/Schreiber_Kettiger_Richterzeitung_2024_2_el_Beweismittel.pdf

[12] Codice delle obbligazioni (CO), RS 220 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/it; Legge federale sulla protezione dei dati (LPD), RS 235.1 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/it