Beyond E-Mail

Los correos electrónicos están limpios

Sospecha de un acuerdo de precios entre dos proveedores. La investigación preserva los buzones de los responsables de ventas, revisa cientos de miles de correos electrónicos – y no encuentra nada. Ofertas formales, rechazos corteses, cálculos correctos.

El acuerdo en sí se produjo en otro lugar: en un grupo de WhatsApp con el inofensivo nombre «Almuerzo», entre fotos de comidas y comentarios sobre fútbol. Un emoji de pulgar arriba bajo una lista de precios. Un mensaje eliminado dos minutos después de enviarse. Un mensaje de voz.

Quien hoy investiga solo el correo electrónico investiga la versión oficial de los hechos – no los hechos en sí.

Dónde se comunican hoy las personas

Las decisiones empresariales se preparan y se toman cada vez más en Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, Signal o iMessage. A menudo, el correo electrónico solo documenta el resultado. Esto no vale únicamente para los acuerdos informales, sino también para el trabajo cotidiano.

Un caso de Estados Unidos muestra lo amplia que es la brecha. En el procedimiento antimonopolio sobre la Play Store, Google alegó que su chat interno se utilizaba sobre todo para asuntos triviales. El tribunal llegó a la conclusión contraria: en el chat se trataban temas empresariales sustanciales [1]. Precisamente esos mensajes se habían eliminado automáticamente al cabo de 24 horas.

Por qué los chats son diferentes

Los correos electrónicos son documentos cerrados, con remitente, destinatarios, asunto y fecha. Los chats no. Un mensaje de chat aislado suele ser incomprensible sin los mensajes anteriores y posteriores.

Microsoft lo describe de forma muy gráfica para Teams: en los chats individuales y de grupo, una copia de cada mensaje se encuentra en el buzón de cada participante, y esas copias llevan metadatos distintos [2]. Quien deduplica de forma ingenua pierde información. Quien no deduplica en absoluto lee la misma conversación cinco veces.

En un chat, la prueba no es el mensaje, sino el hilo.

Lo que ha demostrado Estados Unidos

Reguladores — los chats más caros del mundo

En septiembre de 2022, 16 entidades financieras aceptaron pagar a la Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos (SEC) multas por un total de más de 1100 millones de dólares por no haber conservado la comunicación empresarial mantenida en servicios de mensajería privados [3]. Entre ellas figuraban UBS y Credit Suisse, que pagaron cada una 125 millones de dólares a la SEC y 75 millones de dólares al regulador de futuros CFTC [4]. Las infracciones afectaban a empleados de todos los niveles, hasta la alta dirección [3]. La SEC continuó con esta campaña; solo en agosto de 2024 se sumaron multas de unos 393 millones de dólares contra otras 26 empresas [5].

Para las entidades suizas con negocio en Estados Unidos, no se trata de un episodio lejano. Demuestra que los reguladores tratan los chats como registros empresariales – con las mismas expectativas de conservación y presentación que para el correo electrónico.

Tribunales — eliminar no es un descuido

En el procedimiento sobre la Play Store, el juez James Donato sancionó a Google en marzo de 2023 porque la empresa había mantenido la eliminación automática de los chats al cabo de 24 horas pese a una orden de conservación (litigation hold) y había dejado en manos de los empleados la conservación de los chats relevantes [6]. En el posterior juicio Epic v. Google, en diciembre de 2023, instruyó al jurado para que presumiera que los chats eliminados no habrían sido favorables a Google [7].

Orientación — The Sedona Conference

En 2021, The Sedona Conference publicó un comentario sobre la mensajería efímera. Reconoce motivos legítimos para el uso de estas herramientas, como la minimización de datos, pero espera que las empresas gestionen activamente los riesgos, establezcan políticas de uso claras y tengan presentes sus obligaciones de conservación y presentación [8].

La perspectiva desde Suiza

También en Suiza los chats son prueba electrónica; resultan especialmente relevantes el Código Procesal Civil (Zivilprozessordnung, ZPO) y el Código Procesal Penal (Strafprozessordnung, StPO) [9][10]. En la práctica, la fuerza probatoria de un chat depende en gran medida de que puedan rastrearse su remitente, su momento y su contexto.

Este es el punto débil típico: la captura de pantalla. Es una imagen, no un registro. A partir de ella no pueden verificarse el remitente, la marca de tiempo ni el contexto de la conversación. Schreiber y Kettiger muestran en la revista suiza de jueces que imprimir un correo electrónico o convertirlo en PDF elimina precisamente la información que sirve para verificar remitente, servidor y hora [11]. En el caso de los chats esto vale aún más, porque una captura de pantalla también corta el hilo.

A ello se suma la protección de la personalidad de los empleados; resultan especialmente relevantes el derecho laboral del Código de Obligaciones (Obligationenrecht, OR) y la legislación de protección de datos [12]. Los chats suelen mezclar asuntos profesionales y privados dentro de la misma conversación. En la práctica, esto significa definir con claridad qué conversaciones y periodos se revisan, y apartar pronto los contenidos privados. Si se pueden incluir dispositivos privados y en qué condiciones, y cómo debe introducirse un chat en un procedimiento concreto, conviene aclararlo de antemano con su despacho de abogados.

Qué ayuda en la práctica

Durante la preservación

• Preservar conversaciones completas, no solo los resultados. Para Teams, Microsoft Purview puede recopilar los mensajes anteriores y posteriores a un resultado, de modo que se conserve el contexto [2].
• Conservar los metadatos a nivel de mensaje: remitente, marca de tiempo con zona horaria, ediciones, eliminaciones, reacciones.
• En dispositivos móviles, utilizar la extracción forense en lugar de capturas de pantalla o exportaciones desde la aplicación.
• Preservar los archivos en la nube enlazados en la versión que se compartió en el momento del mensaje.

Durante la revisión

• Leer los chats como conversaciones, no como listas de mensajes individuales.
• Filtrar por participantes, canales y franjas temporales para que los hilos relevantes se hagan visibles con rapidez.
• Poder etiquetar y anonimizar (redactar) mensajes individuales sin destruir el hilo.
• Mantener un glosario de abreviaturas, palabras clave, emojis y expresiones dialectales – a menudo es ahí donde se aclara de qué se estaba hablando realmente.

En Prism Discovery procesamos los chats en nuestra plataforma de revisión Farsight con una revisión de chats específica. Las conversaciones se muestran como hilos, tal como las vieron los participantes; los revisores evalúan cada mensaje en su contexto. Para la presentación, los hilos pueden exportarse en extractos trazables – con los metadatos que una parte contraria o un tribunal necesita para verificarlos.

Conclusión — cinco preguntas para cada investigación

1. ¿Están cubiertos todos los canales a través de los cuales se comunicaron realmente los implicados – no solo los oficiales?
2. ¿Se preservaron los chats a tiempo, antes de que se aplicaran los plazos de eliminación automática?
3. ¿Están disponibles los chats como registros con metadatos – o solo como capturas de pantalla?
4. ¿Se evalúa cada mensaje relevante en el contexto de su hilo?
5. ¿Está documentado qué conversaciones se revisaron y cuáles se apartaron por ser privadas?

El paso del correo electrónico al chat no es un detalle técnico. Cambia el lugar donde se encuentra la verdad de un caso. Quien investiga hoy debe mirar allí donde las personas hablan – y preservar el hilo de forma que resista ante un tribunal.

Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para una valoración jurídica de su caso, consulte a un despacho de abogados.

Fuentes

[1] The San Francisco Standard: Judge sanctions Google for deleting internal chat logs central to antitrust cases, 28 de marzo de 2023 – https://sfstandard.com/2023/03/28/judge-sanctions-google-for-deleting-internal-chat-logs-central-to-antitrust-cases/

[2] Microsoft Learn: Review Microsoft Teams content in a review set in eDiscovery – https://learn.microsoft.com/purview/edisc-review-set-teams-data

[3] U.S. Securities and Exchange Commission: SEC Charges 16 Wall Street Firms with Widespread Recordkeeping Failures, comunicado de prensa 2022-174, 27 de septiembre de 2022 – https://www.sec.gov/news/press-release/2022-174

[4] SRF: Nachrichten nicht archiviert – UBS und CS bezahlen je 125 Millionen Dollar Strafe, 29 de septiembre de 2022 – https://www.srf.ch/news/wirtschaft/nachrichten-nicht-archiviert-ubs-und-cs-bezahlen-je-125-millionen-dollar-strafe

[5] U.S. Securities and Exchange Commission: Twenty-Six Firms to Pay More Than $390 Million Combined to Settle SEC’s Charges for Widespread Recordkeeping Failures, comunicado de prensa 2024-98, 14 de agosto de 2024 – https://www.sec.gov/newsroom/press-releases/2024-98

[6] In re Google Play Store Antitrust Litigation, U.S. District Court N.D. Cal., auto de sanción de 28 de marzo de 2023; resumen: Lowe Law, Google Punished by Court for Not Preserving Employee Chats – https://lowelaw.com/google-punished-by-court-for-not-preserving-employee-chats/

[7] Legal Dive: Google’s deleted messages were deliberate spoliation, judge tells jury in Epic Games case, 12 de diciembre de 2023 – https://www.legaldive.com/news/deleted-messages-google-antitrust-case-epic-games-deliberate-spoliation-donato/702306/

[8] The Sedona Conference: Commentary on Ephemeral Messaging, 2021 – https://thesedonaconference.org/publication/Commentary_on_Ephemeral_Messaging

[9] Código Procesal Civil suizo (Zivilprozessordnung, ZPO), SR 272 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2010/262/en

[10] Código Procesal Penal suizo (Strafprozessordnung, StPO), SR 312.0 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2010/267/en

[11] Schreiber, C. / Kettiger, D.: Elektronische Beweismittel – neue Herausforderungen, en: «Justice – Justiz – Giustizia» 2024/2 (Richterzeitung) – https://www.advo-schreiber.ch/dok/Schreiber_Kettiger_Richterzeitung_2024_2_el_Beweismittel.pdf

[12] Código de Obligaciones suizo (Obligationenrecht, OR), SR 220 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en; Ley Federal de Protección de Datos (Datenschutzgesetz, DSG), SR 235.1 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/en