Beyond E-Mail

Die E-Mails sind sauber

Verdacht auf Preisabsprachen zwischen zwei Lieferanten. Die Untersuchung sichert die Postfächer der Verkaufsleiter, durchsucht Hunderttausende E-Mails – und findet nichts. Formelle Angebote, höfliche Absagen, korrekte Kalkulationen.

Die Absprache selbst fand anderswo statt: in einer WhatsApp-Gruppe mit dem harmlosen Namen «Zmittag», zwischen Fotos vom Mittagessen und Fussballkommentaren. Ein Daumen-hoch-Emoji unter einer Preisliste. Eine Nachricht, die zwei Minuten nach dem Senden gelöscht wurde. Eine Sprachnachricht.

Wer heute nur E-Mails untersucht, untersucht die offizielle Version eines Geschehens – nicht das Geschehen selbst.

Wo heute kommuniziert wird

Geschäftliche Entscheidungen werden zunehmend in Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, Signal oder iMessage vorbereitet und getroffen. E-Mails dokumentieren oft nur noch das Ergebnis. Das gilt nicht nur für informelle Absprachen, sondern für den ganz normalen Arbeitsalltag.

Wie gross die Lücke ist, zeigt ein Fall aus den USA. Google machte im Kartellverfahren um den Play Store geltend, der interne Chat werde vor allem für Belangloses genutzt. Das Gericht kam zum gegenteiligen Schluss: Im Chat wurden substanzielle Geschäftsthemen besprochen [1]. Ausgerechnet diese Nachrichten waren nach 24 Stunden automatisch gelöscht worden.

Warum Chats anders sind

E-Mails sind in sich geschlossene Dokumente mit Absender, Empfänger, Betreff und Datum. Chats sind das nicht. Eine einzelne Chatnachricht ist meist ohne die vorangehenden und folgenden Nachrichten unverständlich.

Microsoft beschreibt das für Teams anschaulich: Bei Einzel- und Gruppenchats liegt eine Kopie jeder Nachricht im Postfach jedes Teilnehmers, und diese Kopien tragen unterschiedliche Metadaten [2]. Wer naiv dedupliziert, verliert Information. Wer gar nicht dedupliziert, liest dieselbe Konversation fünfmal.

Im Chat ist nicht die Nachricht das Beweisstück, sondern der Verlauf.

Was die USA vorgemacht haben

Aufsicht: die teuersten Chats der Welt

Im September 2022 verpflichteten sich 16 Finanzinstitute gegenüber der US-Börsenaufsicht SEC zu Bussen von insgesamt über 1,1 Milliarden Dollar, weil sie geschäftliche Kommunikation über private Messenger nicht aufbewahrt hatten [3]. Darunter waren UBS und Credit Suisse mit je 125 Millionen Dollar an die SEC und je 75 Millionen Dollar an die Terminmarktaufsicht CFTC [4]. Die Verstösse betrafen Mitarbeitende auf allen Stufen, bis in die Geschäftsleitung [3]. Die SEC setzte die Aktion fort; allein im August 2024 kamen Bussen von rund 393 Millionen Dollar gegen 26 weitere Firmen hinzu [5].

Für Schweizer Institute mit US-Geschäft ist das keine ferne Episode. Es zeigt, dass Aufsichtsbehörden Chats als Geschäftsunterlagen betrachten – mit denselben Erwartungen an Aufbewahrung und Herausgabe wie bei E-Mails.

Gerichte: Löschen ist kein Versehen

Im Play-Store-Verfahren sanktionierte Richter James Donato Google im März 2023, weil das Unternehmen die automatische Löschung von Chats nach 24 Stunden trotz Litigation Hold beibehalten und es den Mitarbeitenden überlassen hatte, relevante Chats selbst zu sichern [6]. Im anschliessenden Prozess Epic gegen Google wies er die Geschworenen im Dezember 2023 an, davon auszugehen, dass die gelöschten Chats für Google nicht günstig gewesen wären [7].

Leitlinien: Sedona Conference

Die Sedona Conference hat 2021 einen Kommentar zu selbstlöschenden Nachrichten veröffentlicht. Er anerkennt legitime Gründe für solche Werkzeuge, etwa Datensparsamkeit, verlangt aber, dass Unternehmen die Risiken aktiv steuern, klare Nutzungsrichtlinien erlassen und ihre Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten im Blick behalten [8].

Der Blick auf die Schweiz

Auch in der Schweiz sind Chats elektronische Beweismittel; massgebend sind insbesondere die Zivil- und die Strafprozessordnung [9][10]. Wie überzeugend ein Chat ist, hängt in der Praxis stark davon ab, ob sich Absender, Zeitpunkt und Zusammenhang nachvollziehen lassen.

Hier liegt die typische Schwachstelle: der Screenshot. Er ist ein Bild, kein Datensatz. Absender, Zeitstempel und Gesprächszusammenhang lassen sich daraus nicht überprüfen. Schreiber und Kettiger zeigen in der Schweizer Richterzeitung, dass beim Ausdrucken oder Umwandeln einer E-Mail in ein PDF genau die Angaben wegfallen, mit denen sich Absender, Server und Zeitpunkt prüfen lassen [11]. Für Chats gilt das noch stärker, weil ein Screenshot zusätzlich den Verlauf abschneidet.

Hinzu kommt der Schutz der Persönlichkeit der Mitarbeitenden; zu beachten sind insbesondere das Arbeitsrecht im Obligationenrecht und das Datenschutzrecht [12]. Chats vermischen Geschäftliches und Privates oft innerhalb derselben Konversation. Praktisch heisst das: klar festlegen, welche Konversationen und Zeiträume geprüft werden, und private Inhalte früh ausscheiden. Ob und unter welchen Voraussetzungen private Geräte einbezogen werden dürfen und wie ein Chat in ein konkretes Verfahren einzubringen ist, klären Sie vorab mit Ihrer Anwaltskanzlei.

Was in der Praxis hilft

Bei der Sicherung

• Ganze Konversationen sichern, nicht nur Treffer. Microsoft Purview kann für Teams die Nachrichten vor und nach einem Treffer mitsammeln, damit der Zusammenhang erhalten bleibt [2].
• Metadaten auf Nachrichtenebene erhalten: Absender, Zeitstempel mit Zeitzone, Bearbeitungen, Löschungen, Reaktionen.
• Bei Mobilgeräten forensisch extrahieren statt Screenshots oder App-Exporte zu verwenden.
• Verlinkte Cloud-Dateien in der Version sichern, die zum Zeitpunkt der Nachricht geteilt wurde.

Im Review

• Chats als Konversation lesen, nicht als Liste einzelner Nachrichten.
• Nach Teilnehmern, Kanälen und Zeitfenstern filtern, damit relevante Verläufe schnell sichtbar werden.
• Einzelne Nachrichten taggen und schwärzen können, ohne den Verlauf zu zerstören.
• Ein Glossar für Kürzel, Codewörter, Emojis und Dialektausdrücke führen – oft wird erst dort sichtbar, worüber eigentlich gesprochen wurde.

Bei Prism Discovery verarbeiten wir Chats auf unserer Farsight-Review-Plattform mit einem eigenen Chat Review. Konversationen werden im Verlauf dargestellt, so wie die Beteiligten sie gesehen haben; Reviewer bewerten einzelne Nachrichten im Kontext. Für die Herausgabe lassen sich Verläufe in nachvollziehbaren Ausschnitten exportieren – mit den Metadaten, die eine Gegenpartei oder ein Gericht zur Prüfung braucht.

Fazit: fünf Fragen an jede Untersuchung

1. Sind alle Kanäle erfasst, über die die Beteiligten tatsächlich kommuniziert haben – nicht nur die offiziellen?
2. Wurden Chats rechtzeitig gesichert, bevor automatische Löschfristen griffen?
3. Liegen die Chats als Datensätze mit Metadaten vor – oder nur als Screenshots?
4. Wird jede relevante Nachricht im Zusammenhang ihres Verlaufs bewertet?
5. Ist dokumentiert, welche Konversationen geprüft und welche als privat ausgeschieden wurden?

Der Wechsel von der E-Mail zum Chat ist keine technische Detailfrage. Er verändert, wo die Wahrheit eines Falls zu finden ist. Wer heute untersucht, muss dorthin schauen, wo gesprochen wird – und den Verlauf so sichern, dass er vor Gericht bestehen kann.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Für die rechtliche Beurteilung Ihres Falls wenden Sie sich bitte an eine Anwaltskanzlei.

Quellen

[1] The San Francisco Standard: Judge sanctions Google for deleting internal chat logs central to antitrust cases, 28. März 2023 – https://sfstandard.com/2023/03/28/judge-sanctions-google-for-deleting-internal-chat-logs-central-to-antitrust-cases/

[2] Microsoft Learn: Review Microsoft Teams content in a review set in eDiscovery – https://learn.microsoft.com/purview/edisc-review-set-teams-data

[3] U.S. Securities and Exchange Commission: SEC Charges 16 Wall Street Firms with Widespread Recordkeeping Failures, Medienmitteilung 2022-174, 27. September 2022 – https://www.sec.gov/news/press-release/2022-174

[4] SRF: Nachrichten nicht archiviert – UBS und CS bezahlen je 125 Millionen Dollar Strafe, 29. September 2022 – https://www.srf.ch/news/wirtschaft/nachrichten-nicht-archiviert-ubs-und-cs-bezahlen-je-125-millionen-dollar-strafe

[5] U.S. Securities and Exchange Commission: Twenty-Six Firms to Pay More Than $390 Million Combined to Settle SEC’s Charges for Widespread Recordkeeping Failures, Medienmitteilung 2024-98, 14. August 2024 – https://www.sec.gov/newsroom/press-releases/2024-98

[6] In re Google Play Store Antitrust Litigation, U.S. District Court N.D. Cal., Sanktionsentscheid vom 28. März 2023; Zusammenfassung: Lowe Law, Google Punished by Court for Not Preserving Employee Chats – https://lowelaw.com/google-punished-by-court-for-not-preserving-employee-chats/

[7] Legal Dive: Google’s deleted messages were deliberate spoliation, judge tells jury in Epic Games case, 12. Dezember 2023 – https://www.legaldive.com/news/deleted-messages-google-antitrust-case-epic-games-deliberate-spoliation-donato/702306/

[8] The Sedona Conference: Commentary on Ephemeral Messaging, 2021 – https://thesedonaconference.org/publication/Commentary_on_Ephemeral_Messaging

[9] Schweizerische Zivilprozessordnung (ZPO), SR 272 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2010/262/de

[10] Schweizerische Strafprozessordnung (StPO), SR 312.0 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2010/267/de

[11] Schreiber, C. / Kettiger, D.: Elektronische Beweismittel – neue Herausforderungen, in: «Justice – Justiz – Giustizia» 2024/2 (Richterzeitung) – https://www.advo-schreiber.ch/dok/Schreiber_Kettiger_Richterzeitung_2024_2_el_Beweismittel.pdf

[12] Obligationenrecht (OR), SR 220 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de; Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1 – https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de